Набор участника конференции часто собирают по привычной схеме: пакет, ручка, блокнот и несколько рекламных материалов. Формально задача выполнена, но часть предметов остается на площадке, а остальное отправляется в дальний ящик.
Чтобы мерч продолжал работать после мероприятия, его нужно подбирать не по принципу «что можно нанести логотипом», а под реальный сценарий участника. Что ему понадобится в течение дня? Какие вещи удобно забрать с собой? Чем он сможет пользоваться в офисе, дома или в дороге?
Разберем, из чего можно собрать полезный набор для конференции, форума, деловой встречи или корпоративного события.
Какие задачи решает набор участника
Хорошо продуманный набор — это не просто подарок при регистрации. Он может одновременно решать несколько бизнес-задач:
- помогать участнику во время мероприятия;
- поддерживать визуальный стиль события;
- делать пребывание на площадке комфортнее;
- повышать узнаваемость компании или проекта;
- оставаться точкой контакта с брендом после завершения события.
Последний пункт особенно важен. Если бутылка, сумка или блокнот продолжают использоваться, контакт с брендом не заканчивается вместе с конференцией.
Почему стандартные конференц-наборы не всегда работают
Основная ошибка — собирать набор из разрозненных сувениров без общего сценария. В результате в комплект могут попасть вещи, которые дублируют друг друга, не соответствуют аудитории или неудобны в повседневном использовании.
Есть несколько распространенных причин, по которым мерч остается невостребованным:
- слишком крупное и заметное брендирование;
- дешевое исполнение предметов ежедневного использования;
- случайный набор без связи с программой события;
- неудобные размеры или конструкция;
- слишком много предметов, не имеющих понятной функции;
- отсутствие общей визуальной концепции.
Количество предметов само по себе не делает набор ценнее. Часто три хорошо подобранные вещи работают лучше, чем пакет из десяти случайных сувениров.
Что положить в набор участника конференции
1. Шоппер, сумка или рюкзак
Сумка выполняет сразу две функции: служит упаковкой набора и помогает участнику носить материалы, личные вещи, бутылку и другие предметы в течение дня.
Для однодневных мероприятий часто достаточно плотного шоппера. Для форума, образовательной программы или мероприятия с участниками из других городов можно рассмотреть компактный рюкзак или сумку для документов.
При выборе важно учитывать плотность материала, длину ручек, размер и способ нанесения. Если сумку планируют использовать после мероприятия, логотип лучше делать аккуратным: небольшая печать, жаккардовая бирка, шеврон или вышивка в спокойной цветовой гамме.
Посмотреть сумки и шопперы для брендирования
2. Бутылка для воды или термокружка
На мероприятиях с продолжительной программой участникам регулярно требуется вода, чай или кофе. Поэтому бутылка или термокружка может быть полезна уже в момент вручения.
После конференции такой предмет можно использовать в офисе, автомобиле, спортзале или в дороге. Это увеличивает срок контакта с брендом.
При подборе следует обратить внимание на:
- объем;
- герметичность крышки;
- удобство питья;
- возможность мытья;
- размер зоны нанесения;
- соответствие формату мероприятия.
Для деловой конференции обычно подходят спокойные цвета и небольшое нанесение. Для спортивного или outdoor-мероприятия можно использовать более заметную цветовую систему.
Посмотреть бутылки и термокружки
3. Блокнот
Несмотря на распространение ноутбуков и планшетов, блокноты продолжают использовать на выступлениях, переговорах и рабочих сессиях. Но их полезность зависит от формата.
Слишком большой блокнот неудобно носить по площадке, а слишком маленький не подходит для подробных записей. Для большинства деловых мероприятий уместен средний формат с плотной обложкой и удобным раскрытием.
Блокнот можно дополнить информационными страницами: программой мероприятия, планом площадки, контактами организаторов или кратким чек-листом. Такой элемент превращает стандартный сувенир в рабочий инструмент.
4. Ручка
Ручка кажется простой позицией, но именно ей участник пользуется непосредственно во время конференции. Если она плохо пишет, скользит в руке или выглядит одноразовой, это влияет на восприятие всего набора.
Необязательно выбирать дорогую модель. Важнее проверить плавность письма, удобство корпуса, надежность механизма и читаемость нанесения.
5. Tech-аксессуар
Телефон активно используется на мероприятии: для общения, съемки, навигации, просмотра программы и обмена контактами. Поэтому аксессуары для зарядки могут быть уместнее очередного декоративного сувенира.
В набор можно включить:
- универсальный кабель;
- компактный внешний аккумулятор;
- сетевой адаптер;
- органайзер для проводов;
- чехол для аксессуаров;
- подставку для смартфона.
При выборе электроники особенно важно заранее проверить характеристики, совместимость, комплектацию, документы и упаковку.
6. Бейдж и аксессуары для него
Бейдж нужен практически на любом деловом мероприятии, но стандартный пластиковый карман на ленте не всегда удобен. В зависимости от формата можно использовать текстильный шнурок, ретрактор, держатель для пропуска или комбинированное решение.
Аксессуар должен надежно фиксироваться, не мешать при движении и соответствовать общей визуальной системе мероприятия.
7. Небольшой предмет под сценарий события
Дополнительную позицию лучше выбирать не абстрактно, а под программу конференции.
Например:
- дорожный органайзер — для участников из других городов;
- дождевик — для уличного события;
- зонт — для осеннего форума;
- ланч-бокс — для корпоративной образовательной программы;
- текстиль — для команды организаторов;
- стикеры — для IT-, дизайнерской или молодежной аудитории;
- антистресс — для продолжительных лекционных сессий.
Так предмет становится частью общей идеи мероприятия, а не случайным дополнением.
Как подобрать состав набора
Перед подбором изделий стоит ответить на несколько вопросов.
Кто будет получать набор?
Набор для клиентов, партнеров, сотрудников, журналистов и массовой аудитории может отличаться по составу и уровню персонализации.
Сколько длится мероприятие?
Для короткой деловой встречи достаточно нескольких базовых предметов. Для многодневного форума стоит предусмотреть вещи, полезные в дороге и на протяжении всей программы.
Как участники добираются до площадки?
Если большинство гостей приезжает из других городов, важны компактность, небольшой вес и удобство перевозки. Объемная коробка может хорошо выглядеть при вручении, но создать сложности в аэропорту или поезде.
Какие условия на площадке?
Нужно учитывать формат пространства, наличие гардероба, питьевой воды, зарядных станций, зон для записей и хранения вещей.
Что участник сможет использовать после события?
Это основной фильтр при комплектации. Если у предмета нет понятного сценария после мероприятия, стоит оценить, нужен ли он в наборе.
Как брендировать мерч для конференции
Нанесение должно сохранять узнаваемость организатора, но не мешать использовать вещь в обычной жизни. Особенно это важно для текстиля, сумок, бутылок и аксессуаров.
Вместо крупного логотипа можно рассмотреть:
- небольшую печать в нижней части изделия;
- вышивку в тон материала;
- жаккардовую или силиконовую бирку;
- шеврон;
- гравировку;
- нанесение на рукаве, ремне или внутренней детали;
- фирменную упаковку вместо крупного нанесения на каждом предмете.
Если у конференции есть собственный визуальный стиль, изделия можно объединить цветом, паттерном, короткой фразой или графическим элементом. Это помогает собрать цельный набор без необходимости наносить один и тот же крупный логотип на все позиции.
Варианты комплектации под разные задачи
Базовый набор для однодневной конференции
- шоппер;
- блокнот;
- ручка;
- бейдж со шнурком.
Такой комплект закрывает основные потребности участника на площадке и подходит для сравнительно большого тиража.
Расширенный набор для делового форума
- сумка или плотный шоппер;
- бутылка для воды;
- блокнот и ручка;
- универсальный зарядный кабель;
- бейдж с ретрактором.
Здесь добавляются предметы для продолжительной программы и активного использования смартфона.
Набор для партнеров и приглашенных гостей
- рюкзак или деловая сумка;
- термокружка;
- ежедневник или блокнот;
- ручка;
- внешний аккумулятор;
- индивидуальная карточка или письмо.
Такой комплект можно персонализировать: добавить имя получателя, индивидуальную упаковку или разные варианты наполнения для отдельных групп гостей.
Когда начинать подготовку
Срок зависит от тиража, наличия товаров, технологии нанесения, упаковки и сложности комплектации. Подготовка обычно включает несколько этапов:
- определение задачи и бюджета;
- подбор товаров и проверку остатков;
- выбор способов нанесения;
- подготовку и согласование макетов;
- изготовление сигнального образца, если он необходим;
- нанесение;
- комплектацию и упаковку;
- доставку на площадку.
Чем больше позиций в наборе, тем важнее заранее проверить сроки по каждому товару. Даже один недоступный элемент может задержать комплектацию всей партии.
Чек-лист перед заказом
- Определена аудитория мероприятия.
- Понятен сценарий использования каждого предмета.
- Проверены наличие и необходимый тираж.
- Учтены размеры и вес готового набора.
- Выбраны технологии нанесения.
- Проверена читаемость логотипа на макетах.
- Согласована упаковка.
- Предусмотрен запас на замену и дополнительные регистрации.
- Определена дата доставки на площадку.
Главный принцип: меньше случайных вещей
Набор участника не обязательно должен быть большим. Его ценность определяется тем, насколько точно предметы соответствуют аудитории и программе мероприятия.
Шоппер, бутылка и хороший блокнот могут дать больше пользы, чем объемная коробка из множества сувениров. А аккуратное брендирование помогает вещам оставаться в использовании после конференции.
